Jak być zorganizowanym. 10 potężnych zasada na zarządzanie sobą!

Jak być zorganizowanym

Jak być zorganizowanym

Zamów szkolenie dla siebie, swojej firmy lub pracowników. Kontakt poniżej.

+48 790-768-482
info@rafalszrajnert.pl

Pisząc wiadomość e-mail prosimy w tytule wpisać- jak być zorganizowanym lub zarządzanie sobą

Łatwo jest myśleć jak być zorganizowanym, ale czasami trudno jest to rzeczywiście wykonać.

Ale co to znaczy „być bardziej zorganizowanym”? Na przykład może to być dowolna z następujących kombinacji:

  • Wiesz, gdzie jest wszystko, czego potrzebujesz, w chwili, gdy tego potrzebujesz.
  • Przybywając na spotkania na czas.
  • Być przygotowanym.
  • Czujesz, że masz kontrolę nad swoim dniem.
  • Czujesz, że masz kontrolę nad swoją pracą.

Jak być doskonale zorganizowanym. Dziel wszystko na małe kawałki.

Wiesz jaki jest najlepszy sposób na zjedzenie słonia?

-kawałek po kawałku

Zrozum, że wszystko w życiu, co wydaje się zniechęcające, przytłaczające, a nawet niemożliwe, można osiągnąć stopniowo, wykonując tylko odrobinę naraz.

Jeśli kiedykolwiek chciałeś osiągnąć coś ważnego, wiesz, że rozpoczęcie pracy może być wyzwaniem. Może masz jakieś niejasne wyobrażenie o tym, czego chcesz, ale nie masz pojęcia, jak to zdobyć. A może zastanawiasz się nad wszystkim, co musisz zrobić i czujesz się całkowicie przestraszony i ciężko jest Ci zrobić ten pierwszy krok.

Jest to powszechne doświadczenie i dlatego tak wielu ludzi nie spełnia swoich marzeń.

Próbują zjeść całego słonia jednym kęsem.

Jednym z bardzo ważnych kluczy do zjedzenia słonia, jest wyznaczanie celów. Ludzie, którzy mnie znają osobiście lub pracowali ze mną w terapii, wiedzą, że jestem wielkim fanem mierzalnych celów. Moje życie i praca dostarczyły mi wystarczających dowodów, aby potwierdzić, że ludzie są w stanie osiągnąć znacznie więcej, niż możemy sobie wyobrazić.

Ale aby wykorzystać nasz nieograniczony potencjał, musimy wiedzieć, co chcemy osiągnąć. Wyznaczanie celów jest ważną praktyką w tworzeniu sensownego, satysfakcjonującego i udanego życia. I chociaż praktyka ustalania celów jest ogólnie ważna, istnieją pewne sposoby ustalania celów, które dodatkowo zwiększają prawdopodobieństwo sukcesu.

Doskonałym narzędziem wyznaczania celów jest metoda smart, więcej przeczytasz w artykule:

Metoda smart

Jak być zorganizowanym bez dzielenia pracy na etapy? Nie da się!

Jeśli już masz opisany cel to podziel go na mierzalne etapy, pomocne pytania do pracy w trakcie wykonywania ćwiczenia:

  • Jak wygląda dla Ciebie pierwszy krok do osiągnięcia celu?
  • Z jakich zasobów skorzystasz, żeby go wykonać?
  • Jaki jest kolejny krok?
  • Co chcesz zrobić, żeby wykonać kolejny krok?
  • Co jeszcze należy wykonać, żeby być o jeszcze jeden krok bliżej celu?
  • Po czym poznasz, że osiągnąłeś kolejny krok?
  • Po czym jeszcze?
  • Co jeszcze wiesz więcej?

Zasada małych kroków pochodzi z idei KAIZEN, czyli systematycznego, codziennego, a nie rewolucyjnego dokonywania zmiany.

W japońskim “Kai” = zmiany, a “Zen” = na lepsze.

Moja interpretacja metody KAIZEN:

  1. Problemy stwarzają nowe możliwości.
  2. Pytaj 5 razy „Dlaczego?” lub „Do czego to prowadzi”, aż dojdziesz do źródła problemu. Pierwsza odpowiedź jest z reguły mylna.
  3. Korzystaj z pomysłów innych. Nie staraj się rozwiązać wszystkich problemów sam, ale zaangażuj współpracowników, rodzinę, przyjaciół. Pytaj ich o ich pomysły i co by zrobili w Twojej sytuacji.
  4. Zastanawiaj się nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia, podchodź do nich realistycznie i pragmatycznie.
  5. Odrzucaj ustalony stan rzeczy i nie obawiaj się podważyć aktualnego trendu u siebie w firmie. To co było dobre kiedyś, dzisiaj może już nie pasować do rzeczywistości.
  6. Wymówki, że czegoś się nie da zrobić, tylko zabierają Twoją energię i uwagę. Obawa przed zmianą zawsze się pojawi, więc weź ją za naturalny element pracy nad nowymi rozwiązaniami.
  7. Wybieraj proste rozwiązania. Zbytnie komplikowanie spraw może zatrzymać Cię i Twoich pracowników i zaniechacie zmian. Nie czekaj na idealne, wszystko naprawiające idee i rozwiązania. Ciesz się z małych sukcesów.
  8. Użyj sprytu. Nie każde dobre rozwiązanie musi wymagać znacznych nakładów sił i środków, wykorzystuj posiadane już zasoby i potencjał.
  9. Pomyłki koryguj na bieżąco. Nie czekaj, aż sprawy wymkną się spod kontroli. Im szybciej zadziałasz, tym szybciej dostrzeżesz efekty swoich działań.
  10. Ulepszenie nie ma końca. Strategia KAIZEN to działanie długofalowe, które procentuje gdy jest systematycznie i systemowo stosowane.

Zapisuj wszystko i nie polegaj na swojej pamięci, wtedy dopiero będziesz zorganizowany

Jak dobrze organizować czas? Cóż…

Wszyscy możemy się zgodzić, że większość z nas ma trudności z zapamiętywaniem rzeczy. Jeśli chcesz zapamiętać różne rzeczy, napisz je w tradycyjnym notatniku/kalendarzu lub notatniku cyfrowym np takim jak Evernote. Inny świetny sposób na zapisywanie online to opisany tutaj (pod koniec wpisu) system zapisów używając dysk google. Dodatkowo możesz połączyć zapisy z kalendarzem i mieć dostęp ze swojego smartfona i komputera jednocześnie.

Przechowywanie gdzieś rzeczy do zrobienia, list i innych informacji pozwala na przeglądanie ich w dowolnym momencie, nawet gdy uderzysz się w głowę i zapomnisz swojego imienia ;-).

A jeśli jesteś tradycjonalistą to stwórz łatwą i wykonalną listę zadań tzw. to do list.

Ja tworzę zawsze 2 listy.

Jedna jest listą strategiczną z dalszym horyzontem.

Druga jest listą którą tworzę w kalendarzu danego dnia i jest ona moim wrogiem. Staram się ją zniszczyć (czytaj powykreślać) wszystkie zadania.

Jeśli jakiegoś nie uda mi się zrobić danego dnia to wpisuję na nastepępny.

Multitasking, czyli wykonywanie kilku rzeczy na raz

Więc myślisz, że możesz wykonywać wiele zadań jednocześnie jednocześnie.

Być może uważasz, że tylko wtedy, gdy możesz się skoncentrować i wykonywać wiele zadań jednocześnie, możesz uzyskać dużo produktywności i szybciej wykonywać swoje obowiązki.

Według badań naukowych ludzie nie mogą są dobrzy w wielozadaniowości w najprawdziwszym tego słowa znaczeniu. To, co określasz jako wielozadaniowość, to w zasadzie Twój mózg i Twoje skupienie szybko przełączają się z jednego zadania na drugie.

Kiedy więc studiujesz podczas oglądania meczu piłki nożnej i myślisz, że skutecznie wykonujesz oba z nich, cóż, w rzeczywistości nie wykonujesz dobrze żadnego z nich.

Sam się o tym przekonaj!

Poniżej proste ćwiczenie:

A1I
B2II
C3III
D4IV
E5V
F6VI
G7VII
H8VIII
I9IX
J10X
K11XI
L12XII

Cel ćwiczenia:

W dzisiejszych czasach chcemy wykonywać wiele zadań jednocześnie. Czasami, gdy praca jest rutynowa, wielozadaniowość poprawia wydajność; na przykład, kiedy gotujesz coś, co już wiesz. Najczęściej jednak ma to tendencję do zmniejszania wydajności.

To ćwiczenie elegancko pokazuje, jak wielozadaniowość może być szkodliwa. Jest to proste ćwiczenie z dwiema rundami, przy czym jedna runda jest zaprojektowana z wielozadaniowością, w której uczestnicy muszą przełączać się między różnymi zadaniami. W drugiej rundzie do zadania podchodzi się po kolei. Uczestnicy następnie porównują swoje wyniki z rundy 1 i rundy 2.


Zadanie:

Wypełnij trzy kolumny na podstawie instrukcji podanych w dwóch różnych iteracjach i porównaj wydajność.

Zgodnie z tabelą wyżej narysuj dwie pionowe linie na swojej kartce, aby podzielić ją na trzy kolumny. Potrzebujesz dwóch takich kartek.

Runda 1: Wielozadaniowość

Masz trzy projekty do uruchomienia i musisz je ukończyć podczas wykonywania wielu zadań. Te trzy projekty to:

  • Napisz litery A do L.
  • Wpisz cyfry 1-12
  • Napisz cyfry rzymskie od I do XII.

W tym zadaniu napisz A w pierwszej kolumnie, następnie 1 w drugiej kolumnie, następnie I w trzeciej, a następnie z powrotem do B w pierwszej kolumnie i tak dalej, aż wszystkie zostaną zapisane. Zaraz po zakończeniu zatrzymaj stoper i zapisz czas.

Runda 2: wykonywanie każdego zadania o kolei

W tej rundzie zamiast wielozadaniowości powinieneś zająć się jednym projektem na raz. Najpierw napisz A do L, a następnie przejdź do drugiej kolumny od 1 do 12, a następnie I do XII. Zmierz czas swojego zadania jak wcześniej i porównaj oba wyniki.

Jak zorganizować sobie życie: Macierz Eisenhowera

Matryca Eisenhowera jest prostym i wspaniałym narzędziem do rozważania długoterminowych rezultatów codziennych zadań i skupiania się na tym, co zapewni Ci największą efektywność, a nie tylko produktywność. Pomaga w wizualizacji wszystkich zadań w formie pilnej / ważnej. Wszystkie Twoje codzienne zadania i większe projekty będą należeć do jednej z tych czterech ćwiartek:

  • Pilne i ważne zadania / projekty do natychmiastowego ukończenia
  • Nie pilne i ważne zadania / projekty do zaplanowania w kalendarzu
  • Pilne i nieważne zadania / projekty, które należy przekazać komuś innemu
  • Nie pilne i nieistotne zadania / projekty do usunięcia

Bardzo dobry wpis wyjaśniający przykłady + ćwiczenia: Macierz Einsenhowera

Jak szybko być zorganizowanym: Technika Pomodoro

technika pomodoro

Technika Pomodoro to metoda zarządzania czasem opracowana przez Francesco Cirillo pod koniec lat 80. XX wieku. Technika ta wykorzystuje zegar do dzielenia pracy na interwały, tradycyjnie o długości 25 minut, oddzielone krótkimi przerwami. Każdy interwał jest znany jako pomodoro, od włoskiego słowa „pomidor”, po kuchennym zegarze w kształcie pomidora, którego Cirillo używał jako student uniwersytetu.

Więcej przeczytasz w artykule o technice pomodoro.

Zasada Pareto

Zasada Pareto

Reguła 80-20 inaczej zasada Pareto, jest aforyzmem, który twierdzi, że 80% wyników wynika z 20% wszystkich przyczyn (lub danych wejściowych) dla dowolnego zdarzenia. W biznesie celem reguły 80-20 jest identyfikacja danych wejściowych, które są potencjalnie najbardziej produktywne i nadanie im priorytetu. Na przykład, gdy menedżerowie zidentyfikują czynniki, które są kluczowe dla sukcesu ich firmy, powinni skoncentrować się na tych a nie innych czynnikach.

Wpis na temat zasady Pareto.

Jak być zorganizowanym: przekonanie innych

Aby być zorganizowanym musisz umiejętnie przekonywać innych. Czasem musisz delegować część swoich obowiązków innym, czasem chcesz przekonać do czegoś pracowników bądź pomóc sobie w życiu prywatnym.

Metoda tu opisana to jedna z podstawowych metod wywierania wpływu jakie scharakteryzował Robert Cialdini ponad 20 lat temu.

Z angielskiego można ją określić jako „consensus”, lub „social proof”.

Po polsku po prostu podążanie za tłumem, konsensus, zdanie większości, owczy pęd, społeczny dowód słuszności, czy normy społeczne.

Ćwiczenie praktyczne, jak przekonać inną osobę (pracownika, przełożonego, osobę bliską):

  1. Powołaj się na zdanie większości, lub zbuduj grupę, zaczynając od tych, których najłatwiej będzie Ci zwerbować.
  2. Jako przedstawiciel grupy nadaj ramę „my”.
  3. Użyj „myślę”, „sądzę”, „z mojej obserwacji”, by pokazać pomysł całej grupy w sposób subiektywny, jako propozycję zmian. Unikaj presji grupowej.
  4. Daj przestrzeń i zapewnij o otwartości na brak zmian (brak systemu defensywnego).

Inne zasady wywierania wpływu wg Cialdiniego to: Reguła wzajemności, Reguła lubienia i sympatii, Autorytet, Reguła niedostępności, Reguła zaangażowania i konsekwencji.

W jaki sposób fachowo i profesjonalnie odmawiać?

Czy w byciu zorganizowanym pomaga również ta metoda?

Oczywiście, pomóc Ci może na przykład kiedy chcesz:

  • odmawiać swoim pracownikom w przyjazny, jasny i skuteczny sposób,
  • nie zdemotywować pracownika odmowami,
  • wiedzieć w jaki sposób odmawiać, aby nie uderzyć w poczucie własnej wartości.

Czasami trzeba powiedzieć „nie” komuś, w reakcji na jego prośbę.

Poniższe ćwiczenie pomoże Ci, nauczyć się jak odmawiać:

  • Bez palenia mostów, bez podcinania skrzydeł i dewaluacji
  • Ze zrozumieniem drugiej strony.
  • Pamiętaj aby unikać komunikacji online, a raczej załatwić to rozmową twarzą w twarz.
  • Nie demotywuj! Pokaż otwartość, ciepło i raport.

Kroki:

1. Wysłuchaj i zbuduj raport. Nie przerywaj – dajesz tym samym znać że to, o co prosi druga strona, jest dla Ciebie ważne.

2. Doceń. Powiedz, że dobrze się stało, że pracownik przyszedł z daną prośbą do Ciebie. Unikniesz w przyszłości licznych odejść pracowników, a sam ie będziesz znał powodu bo nie wspierałeś ich gdy chcieli do Ciebie przyjść porozmawiać.

3. Potwierdź słowa, mówiąc: „Rozumiem, że…”. Istotne, byś użył tych samych słów co pracownik. Z NLP możesz użyć systemów reprezentacji VAKOC.

4. Użyj spójników „i”, „więc”, „dlatego”, „zatem”. Odmów, mówiąc: „Rozumiem, że chcesz urlop w najbardziej zajętym okresie w naszej firmie i na pewno rozumiesz też, że ja również jestem zobowiązany, by dotrzymać umów z naszymi klientami i to , do czego się wspólnie zobowiązaliśmy”.

5. Daj nadzieję. Przedstaw warunki, które przybliżą pracownika do osiągnięcia celu („gdy tylko zrobimy x…”), lub wytłumacz, co następnym razem musi się stać, byś mógł się zgodzić (np. pracownik wykona więcej analiz, szybciej raporty, wyśle paczki itp).

Zbliżamy się do końca wpisu „jak być zorganizowanym”.

Ostatnia rzecz którą chcę Ci powiedzieć to po prostu weź się do roboty!

…i przestań prokrastynować.

Prokrastynacja to nie jest zarządzanie sobą w czasie.

Jak się bardziej zorganizować? Masz w tym artykule solidną bazę od której możesz zacząć, ale rzuć okiem jeszcze na bardzo dobry wpis na temat prokrastynacji.

Poniżej pewien jego fragment, jako przyczyny prokrastynacji:

Lęk przed porażką – praca jest odwlekana i przekładana tak długo, aż nie stanie się za późno, żeby ją wykonać. Staje się to usprawiedliwieniem w razie niepowodzenia.

Lęk przed sukcesem – prokrastynator próbuje się nie wyróżniać na tle innych z powodu nieuzasadnionej obawy, że sukces pociągnie za sobą kolejne większe oczekiwania (którym można nie sprostać), albo wywoła zazdrość.

Lęk przed bezradnością – osoba chce mieć wszystko pod kontrolą. Wykonanie zadanie niesie za sobą różne skutki, na które nie zawsze mamy wpływ. Rezygnując unikamy efektu finalnego.

Lęk przed izolacją – będąc zdecydowanym i wykonując zadania stajemy się niezależni. Nie pasuje to do modelu osoby która lubi jak cały czas się jej pomaga, lub dogląda. Niektórzy po prostu lubią jak inni dają im opiekę.

Lęk przed intymnością – wykonując zadania jesteśmy aktywni i zbliżamy się do innych osób. Musimy często z kimś porozmawiać, lub zapytać. Częstszy kontakt powoduje, że inni mogą dostrzegać nasze wady.

Zmęczenie – zła dieta, brak aktywności fizycznej, stres i brak higieny snu, problemy z tarczycą, picie niewystarczającej ilości wody.

Nastawienie, wszystko , albo nic – zadanie może wydawać się trudne

Potrzeba stymulacji – niektórzy potrzebują odpowiedniej motywacji, którą zyskują gdy nieubłaganie zbliża się termin wykonania.

Jak być zorganizowanym

Zamów szkolenie dla siebie, swojej firmy lub pracowników. Kontakt poniżej.

+48 790-768-482
info@rafalszrajnert.pl

Pisząc wiadomość e-mail prosimy w tytule wpisać- jak być zorganizowanym lub jak zarządzać sobą

mgr Rafał Szrajnert
Rafał Szrajnert ukończył studia magisterskie na wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego , a także studia podyplomowe. Jest przedsiębiorcą z ogromnymi sukcesami, Oprócz własnej działalności prowadzi doradztwo biznesowe, coaching i szkolenia, szeroko znane w Polsce.

1 Comment

  1. Andrzej Rus pisze:

    Doskonały artykuł. Wszystko w jednym miejscu. Od siebie dołożyłbym jeszcze zasadę Parkinsona, która mówi mniej więcej tyle, że im więcej mamy czasu na wykonanie jakiegoś zadania, tym dłużej je wykonujemy. Warto więc przy planowaniu zadań, korzystać zarówno z zasady Paretto jak również prawa Parkinsona. Pozdrawiam

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Po pierwsze, wreszcie ruszył długo wyczekiwany kanał YouTube! Link: https://www.youtube.com/channel/UCp3v4HZdCe_U1TBdjtrPnVQ/videos

Po drugie, darmowy raport! ZOBACZ JAK ZWIĘKSZYLIŚMY RUCH NASZEGO KLIENTA O 326%!

Zapisz się na newsletter e-mail i pobierz darmowy raport.

Po pierwsze, wreszcie ruszył długo wyczekiwany kanał YouTube! Link: https://www.youtube.com/channel/UCp3v4HZdCe_U1TBdjtrPnVQ/videos Po drugie, darmowy raport! ZOBACZ JAK ZWIĘKSZYLIŚMY RUCH NASZEGO KLIENTA O 326%! Zapisz się na newsletter e-mail i pobierz darmowy raport.