5s
Co znaczy pięć S – 5S w metodologii LEAN?
25 marca, 2020
drzewo decyzyjne
Drzewo decyzyjne- analiza decyzji (jedno z najważniejszych narzędzi)
27 marca, 2020

System Kanban wyjaśniony w 10 minut (proste i mega skuteczne) 4 zasady

tablica kanban

Kanban: sygnał, który wywołuje uzupełnienie zasobów lub wycofanie w systemie
ciągnionym. Kanban często przyjmuje postać formularza, który jest deponowany
w specjalnym pojemniku na hali produkcyjnej. Sygnał reguluje przepływ produkcji
w strumieniu wartości.

Najkrócej ideę kanban oddaje hasło „7 x żadnych”:

  • żadnych braków,
  • żadnych opóźnień,
  • żadnych zapasów,
  • żadnych kolejek – gdziekolwiek i po cokolwiek,
  • żadnych bezczynności,
  • żadnych zbędnych operacji technologicznych i kontrolnych,
  • żadnych przemieszczeń.

Wprowadzenie

Kanban to metoda zarządzania przepływem pracy zaprojektowana w celu wizualizacji pracy, maksymalizacji wydajności i zwinności. Z japońskiego, kanban jest dosłownie tłumaczony jako billboard lub szyld. W wolnym tłumaczeniu natomiast jako „spis widoczny”. Wywodzący się z produkcji stał się później obszarem, do którego zgłaszają się zwinne zespoły programistów. Ostatnio zaczęły być rozpoznawane przez jednostki biznesowe w różnych obszarach.

Ponieważ coraz więcej osób słyszy o Kanban, często pojawiają się błędne interpretacje. 

Czym jest Kanban? Oto najważniejsze rzeczy, które musisz wiedzieć o tym od momentu jej powstania do dziś.

Co to jest Kanban? Krótkie wprowadzenie.

Definicja Kanban. Początkowo powstał system planowania produkcji odchudzonej (produkcji lean), pochodzący z Toyota Production System (TPS) . Pod koniec lat 40 Toyota wprowadziła produkcję „just in time”. Podejście reprezentuje system ciągnięcia-pull. Oznacza to, że produkcja opiera się na popycie klientów, a nie na standardowej praktyce wypychania w celu produkcji ilości towarów i wypychania ich na rynek.

Ich unikalny system produkcji stanowił podstawę Lean Manufacturing lub po prostu Lean. Jego głównym celem jest minimalizacja ilości odpadów bez utraty wydajności. Głównym celem jest zwiększenie wartości dla klienta bez generowania dodatkowych kosztów.

Metoda Kanban

Na początku XXI wieku kluczowi przedsiębiorcy szybko zdali sobie sprawę, w jaki sposób można wykorzystać Kanban do pozytywnej zmiany sposobu dostarczania produktów i usług.

Dzięki zwiększonemu naciskowi na wydajność oraz dzięki wykorzystaniu postępu w technologii komputerowej, Kanban opuścił przemysł motoryzacyjny i z powodzeniem znalazł zastosowanie w innych złożonych sektorach komercyjnych, takich jak IT, rozwój oprogramowania, marketing i tak dalej.

Rzeczywiście to, co obecnie uznajemy za metodę Kanban ze wszystkimi podstawowymi elementami, pojawiło się na początku 2007 roku.

Najprostsza plansza Kanban może zaczynać się trzema kolumnami – „Requested”, „In Progress” i „Done”. Prawidłowo skonstruowany, zarządzany i działający prawidłowo, służy jako repozytorium informacji w czasie rzeczywistym, podkreślając wąskie gardła w systemie i wszystko, co może przeszkadzać w sprawnej pracy.

Ale jak działa metodologia Kanban?

Odkryjmy więcej.

4 podstawowe zasady Kanbana

David J. Anderson (pionier w dziedzinie Lean / Kanban) sformułował metodę Kanban jako podejście do przyrostowych, ewolucyjnych zmian procesów i systemów w organizacjach. Koncentruje się na wykonywaniu zadań, a najważniejsze zasady można podzielić na cztery podstawowe zasady i sześć praktyk.

Zasada 1: Zacznij od tego, co teraz robisz

Elastyczność Kanban umożliwia nakładanie go na istniejące przepływy pracy, systemy i procesy bez zakłócania tego, co już zostało pomyślnie wykonane; oczywiście uwypukli problemy, które należy rozwiązać i pomoże ocenić i zaplanować zmiany, aby ich wdrożenie było jak najmniej zakłócające.

Wszechstronność Kanban pozwala wprowadzać go stopniowo i sympatycznie do wszystkich typów organizacji bez obawy o nadmierne zaangażowanie lub „szok kulturowy”. To sprawia, że ​​Kanban można łatwo wdrożyć w każdym typie organizacji, ponieważ nie trzeba wprowadzać wielkich zmian od samego początku.

Zasada 2: Zgadzam się realizować zmiany przyrostowe, ewolucyjne

Metodologia Kanban została zaprojektowana w celu spełnienia minimalnego oporu, a tym samym zachęca do ciągłych małych stopniowych i ewolucyjnych zmian w bieżącym procesie. Zasadniczo szybkie i gwałtowne wprowadzanie zmian jest odradzane, ponieważ zwykle napotykają opór z powodu strachu lub niepewności.

Zasada 3: Przestrzegaj obecnego procesu, ról i obowiązków

Kanban uznaje, że istniejące procesy, role, obowiązki i tytuły mają wartość i ogólnie są warte zachowania. Metoda Kanban nie zabrania zmian, ale też nie określa jej jako „uniwersalnego panaceum”. Ma on na celu promowanie i zachęcanie do stopniowych, logicznych zmian bez wywoływania lęku przed samą zmianą.

Zasada 4: Zachęcaj do przywództwa na wszystkich poziomach

To najnowsza zasada Kanban. Przypomina Ci, że jedni z najlepszych przywódców pochodzą z codziennych działań na pierwszej linii ich zespołów. Ważne jest, aby każdy promował sposób ciągłego doskonalenia (Kaizen), aby osiągnąć optymalną wydajność na poziomie zespołu / działu / firmy. To nie może być aktywność na poziomie zarządzania.

6 praktyk Kanbana

Chociaż przyjęcie filozofii Kanban i wyruszenie w przejściową podróż jest najważniejszym krokiem, każda organizacja musi uważać na praktyczne kroki. Istnieje sześć podstawowych praktyk zidentyfikowanych przez Davida Andersona, które muszą być obecne w celu pomyślnego wdrożenia.

1. Wizualizuj przepływ pracy

Pierwszą i najważniejszą rzeczą dla Ciebie jest zrozumienie, co jest potrzebne, aby otrzymać przedmiot z „do zrobienia” na produkt dostarczalny. Dopiero po zrozumieniu, jak obecnie funkcjonuje przepływ pracy, możesz dążyć do jego poprawy poprzez wprowadzenie niezbędnych korekt.

Aby wizualizować proces za pomocą systemu Kanban, potrzebujesz tablicy z kartami i kolumnami. Każda kolumna na tablicy reprezentuje krok w twoim przepływie pracy. Każda karta Kanban reprezentuje element pracy.

Kiedy zaczynasz pracę nad przedmiotem X, wyciągasz go z kolumny „Do zrobienia”, a po zakończeniu przesuwasz go do „Gotowe-zrobione”. W ten sposób możesz łatwo śledzić postępy i dostrzegać wąskie gardła.

2. Ogranicz prace w toku

Przełączenie uwagi zespołu w połowie drogi ogólnie zaszkodzi procesowi, a wielozadaniowość jest pewną drogą do generowania marnotrawstwa i nieefektywności; podstawową funkcją Kanban jest zapewnienie możliwej do zarządzania liczby aktywnych elementów w toku w danym momencie. Jeśli nie ma limitów pracy w toku , nie używasz Kanban.

Ograniczenie WIP (work in progress) oznacza, że ​​system ciągnienia-pull jest wdrożony na częściach lub całym przepływie pracy. Ustawienie maksymalnej liczby elementów na etap gwarantuje, że karta zostanie „wciągnięta” do następnego kroku tylko wtedy, gdy będzie dostępna pojemność. Takie ograniczenia szybko oświetlą obszary problemowe w twoim przepływie, abyś mógł je zidentyfikować i rozwiązać.

3. Zarządzaj przepływem

Cały pomysł wdrożenia systemu Kanban polega na stworzeniu płynnego, zdrowego przepływu. Przez przepływ rozumiemy przepływ elementów roboczych przez proces produkcyjny. Interesuje nas szybkość i płynność ruchu.

Tak więc zarządzanie przepływem polega na zarządzaniu pracą, ale nie ludźmi. Zamiast więc mikro-zarządzać ludźmi i starać się, aby byli cały czas zajęci, powinniśmy skupić się na zarządzaniu procesami pracy i zrozumieniu, jak szybciej przeprowadzić tę pracę przez system.

Idealnie chcemy szybkiego i płynnego przepływu. Oznaczałoby to, że nasz system szybko tworzy wartość. W ten sposób możemy zminimalizować średni czas cyklu produkcji i uniknąć kosztu opóźnienia, ale w przewidywalny sposób.

4. Wytłumacz zasady procesu

Nie możesz poprawić czegoś, czego nie rozumiesz. Dlatego proces ten powinien być jasno zdefiniowany, opublikowany i uspołeczniony. Ludzie nie kojarzą się i nie uczestniczą w czymś, co według nich nie byłoby przydatne.

Gdy wszyscy znają wspólny cel, będą mogli pracować i podejmować decyzje dotyczące zmiany, która poprowadzi Cię w pozytywnym kierunku

5. Pętle zwrotne

Aby pozytywna zmiana nastąpiła, odniosła sukces i trwała, należy zrobić jeszcze jedną rzecz. Filozofia Lean popiera założenie, że regularne spotkania są niezbędne do transferu wiedzy (pętle informacji zwrotnych).

Takie są codzienne spotkania w celu synchronizacji zespołu. Są one organizowane przed tablicą Kanban, a każdy członek mówi innym, co zrobił poprzedniego dnia i co będzie robić dzisiaj.

Istnieją również przegląd świadczenia usług, przegląd operacji i spotkanie dotyczące przeglądu ryzyka. Częstotliwość zależy od wielu czynników, ale chodzi o to, że są one regularne, o ściśle określonej godzinie, od razu do rzeczy i nigdy niepotrzebnie długie.

6. Udoskonalaj wspólnie (za pomocą modeli i metody naukowej)

Drogą do ciągłego doskonalenia i trwałych zmian w organizacji jest wspólna wizja lepszej przyszłości i wspólne zrozumienie problemów, które należy rozwiązać.

Zespoły, które mają wspólne rozumienie teorii na temat pracy, przepływu pracy, procesu i ryzyka, są bardziej skłonne do budowania wspólnego zrozumienia problemu i sugerują kroki w kierunku poprawy, które można uzgodnić w drodze konsensusu.

Pozytywna strona Kanban

W dzisiejszych czasach wiele organizacji stosuje metodę Kanban, aby być bardziej zwinnym i uporządkować chaotyczne procesy pracy. Mówiąc najprościej, pomaga wykonać więcej pracy.

Ale zagłębmy się nieco głębiej i zobaczmy, jakie są prawdziwe korzyści z używania Kanban.

Wszyscy są po tej samej stronie

Podstawową ideą Kanban jest wizualizacja każdego dzieła na tablicy. W ten sposób tablica Kanban zamienia się w centralne centrum informacyjne. Wszystkie zadania są widoczne i nigdy się nie gubią, co zapewnia przejrzystość całego procesu pracy. Każdy członek zespołu może mieć szybką aktualizację statusu każdego projektu lub zadania.

Kanban ujawnia wąskie gardła w Twoim przepływie pracy

Po zbudowaniu tablicy Kanban i wypełnieniu jej kartami zobaczysz, że niektóre kolumny będą przepełnione zadaniami. Pomoże Ci to dostrzec wąskie gardła w przepływie pracy i odpowiednio je rozwiązać. Na przykład możesz zorientować się, jak duże powinny być zadania, aby Twój zespół mógł je wykonać na czas.

Kanban zapewnia elastyczność

Jeśli spojrzysz na podstawowe zasady Kanban, łatwo zrozumiesz, że może z niego korzystać każdy zespół w Twojej organizacji, od marketingu po HR.

Głównym powodem jest to, że Kanban szanuje obecny stan Twojej organizacji i nie wymaga rewolucyjnych zmian. Przeciwnie, sugeruje, że powinniście dążyć do stopniowych zmian ewolucyjnych i starać się ciągle doskonalić.

Twój zespół staje się bardziej elastyczny

Kanban został stworzony, aby zaspokoić rzeczywiste zapotrzebowanie klientów w samą porę, zamiast wypychać towary na rynek. Dziś w pracy z wiedzą Kanban ułatwia nam reagowanie na ciągle zmieniające się wymagania klientów. Pozwala zespołom na zmianę priorytetów, reorganizację lub szybką zmianę fokusu.

Skupiasz się na zakończeniu pracy, aby zwiększyć współpracę i wydajność

Jedną z głównych zalet Kanban jest to, że wymaga on od zespołów skoncentrowania się na bieżących zadaniach do czasu ich ukończenia. Jest to możliwe dzięki koncepcji ograniczenia trwającej pracy.

Ograniczenie WIP sprzyja zespołom do współpracy w celu szybszego wykonywania zadań, co z drugiej strony eliminuje rozproszenia, takie jak przełączanie kontekstu i wielozadaniowość. W końcu ma to pozytywny wpływ na produktywność zespołu.

Współczesny Kanban

Wraz z rozwojem technologii Kanban stale się rozwija. Rozwiązania tablic Kanban online np w arkuszach google zostały opracowane w celu rozwiązania problemów pojawiających się w zdalnych zespołach.

Łatwy dostęp zdalny dla członków zespołu

Większość firm i jeszcze więcej startupów ma wielu zdalnych pracowników. Zespoły są często dystrybuowane na całym świecie. Nie są w stanie pracować na fizycznej tablicy, a zatem potrzebują cyfrowej, mogą uzyskać dostęp z dowolnego miejsca i być bardziej zwinnym. Tablice Kanban w chmurze są najskuteczniejszym sposobem na zapewnienie wszystkim tego samego toru, ponieważ zapewniają dostęp do wszystkich informacji z dowolnego urządzenia w dowolnym momencie i pokazują działania na żywo.

Analizy przepływu

Co więcej, oprogramowanie Kanban pozwala na zaawansowany proces analityczny, który pomaga szczegółowo śledzić wydajność, odkrywać wąskie gardła i wprowadzać niezbędne zmiany.

Integracje z innymi narzędziami

Tablice cyfrowe można również łatwo zintegrować z innymi systemami i mogą zapewnić niezwykle cenną perspektywę całego procesu, zaoszczędzić czas i zwiększyć wydajność.

Automatyzacja przepływu pracy

Internetowe rozwiązanie Kanban daje możliwość zautomatyzowania niektórych części procesów i zaoszczędzenia cennego czasu. Dzięki niestandardowym automatom każdy typowy przepływ pracy może być bardziej wydajny.

Kanban w pigułce

System Kanban to coś więcej niż karteczki na ścianie. Najłatwiejszym sposobem zrozumienia Kanban jest przyjęcie jego filozofii, a następnie zastosowanie jej w codziennej pracy. Jeśli czytasz, rozumiesz i rezonujesz z czterema podstawowymi zasadami, praktyczne przejście wydawałoby się logiczne, a nawet nieuniknione.

Wizualizacja przepływu pracy, ustawianie limitów, zarządzanie przepływem, zapewnianie wyraźnych zasad i udoskonalanie współpracy sprawią, że proces będzie znacznie większy niż można by pomyśleć. Pamiętaj, aby organizować regularne pętle zwrotne, a wszystkie te elementy razem ujawnią prawdziwą moc Kanban

W podsumowaniu

Próba nauczenia się, czym jest Kanban, może być początkowo trudna, ale teraz, gdy wiesz, co to jest, możesz w pełni wykorzystać główne zalety Kanban:

  • Fizyczne i cyfrowe tablice Kanban pomagają w wizualizacji pracy
  • Kanban jest łatwy do przyjęcia i – po prostu zacznij od tego, co masz
  • Limity WIP (work in progess- praca w trakcie) umożliwiają zwiększenie wydajności
mgr Rafał Szrajnert
Rafał Szrajnert to doktorant specjalizujący się w zarządzaniu i marketingu. Ukończył studia magisterskie na wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego, a także studia podyplomowe. Jest przedsiębiorcą z ogromnymi sukcesami, Oprócz własnej działalności prowadzi doradztwo biznesowe, coaching i szkolenia, szeroko znane w Polsce.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Uzyskaj dostęp do ekskluzywnych wskazówek, strategii i CASE STUDY, których nie udostępniam nigdzie indziej.

Zapisz się na newsletter.

Uzyskaj dostęp do ekskluzywnych wskazówek, strategii i CASE STUDY, których nie udostępniam nigdzie indziej.
Zapisz się na newsletter.