Ciągłe doskonalenie, kaizen i zmiany

Jak zachodzi „zmiana” w Twojej organizacji?

 Czy dzieje się tak dzięki dużym inicjatywom, czy też jest częścią stałego sposobu pracy?

Niektóre rodzaje zmian nieuchronnie wymagają dużych nakładów, co oznacza miesiące ciężkiej pracy, duże budżety i pełno zamieszania.

Lecz alternatywne lub uzupełniające podejście do ulepszania systemów, procesów itp. polega na bardziej subtelnych, ciągłych zmianach i ciągłych ulepszeniach. 

Takie podejście jest często niedoceniane.

Czy po wprowadzeniu nowej poważnej zmiany, być może wprowadzenia nowego systemu lub struktury, wszystko jest idealne? 

Czy nowe procesy pozostaną ugruntowane do następnej dużej zmiany za kilka lat? 

Prawie na pewno nie. 

W rzeczywistości, jeśli takie podejście zostanie przyjęte, prawdopodobnie zauważysz stopniowy spadek świadczeń po początkowej poprawie kroku, w miarę wkraczania nieefektywności i złych praktyk.

Zawsze jest miejsce na drobne ulepszenia, podważenie status quo oraz dostrojenie procesów i praktyki na co dzień. 

W rzeczywistości Ty i Twoi koledzy prawdopodobnie robicie to w tym tygodniu, nie nazywając tego „zmianą”, a nawet „ciągłą poprawą”. 

Już teraz zyskujesz realne korzyści z intuicyjnego podejścia do ciągłego doskonalenia. 

Z biegiem czasu wszystkie te przyrostowe zmiany sumują się i mają znaczący pozytywny wpływ na zespół i organizację.

Jedno podejście do ciągłej, stopniowej poprawy nazywane jest kaizen . Pochodzi z Japonii, a słowo to oznacza zmianę ( kai ) na dobre ( zen ).

Kaizen opiera się na filozoficznym przekonaniu, że wszystko można ulepszyć:

niektóre organizacje patrzą na proces i widzą, że działa dobrze; organizacje przestrzegające zasady Kaizen widzą proces, który można ulepszyć. 

Oznacza to, że nic nigdy nie jest postrzegane jako status quo – nieustannie podejmowane są wysiłki na rzecz poprawy, których rezultatem są niewielkie, często niezauważalne, zmiany w czasie. 

Te przyrostowe zmiany składają się na znaczne zmiany w dłuższej perspektywie, bez konieczności wprowadzania jakichkolwiek radykalnych innowacji. 

Może być znacznie łagodniejszym i przyjaznym dla pracowników sposobem na wprowadzenie zmian, które muszą nastąpić, gdy firma rozwija się i dostosowuje do zmieniającego się otoczenia.

Zrozumienie podejścia

Ponieważ Kaizen jest bardziej filozofią niż konkretnym narzędziem, jego podejście znajduje zastosowanie w wielu różnych metodach doskonalenia procesów, od Total Management Management (TQM), po stosowanie skrzynek z sugestiami pracowników. 

W ramach kaizen wszyscy pracownicy są odpowiedzialni za identyfikację luk i nieefektywności, a każdy, na każdym poziomie w organizacji, sugeruje, gdzie można dokonać poprawy.

Kaizen dąży do poprawy wydajności, skuteczności, bezpieczeństwa i redukcji odpadów, a ci, którzy stosują to podejście, często otrzymują znacznie więcej:

• Mniej odpadów – zasoby są wykorzystywane bardziej efektywnie, podobnie jak umiejętności pracowników.
• Ludzie są bardziej zadowoleni – mają bezpośredni wpływ na sposób wykonywania zadań.
• Lepsze zaangażowanie – członkowie zespołu mają większy udział w swojej pracy i są bardziej skłonni do wykonania dobrej pracy.
• Lepsza retencja – bardziej zadowoleni i zaangażowani ludzie są bardziej skłonni do pozostania.
• Poprawiona konkurencyjność – wzrost wydajności zwykle przyczynia się do obniżenia kosztów i wyższej jakości produktów.
• Większa satysfakcja konsumenta – pochodząca z produktów wyższej jakości z mniejszą liczbą wad.
• Ulepszone rozwiązywanie problemów – spojrzenie na procesy z perspektywy rozwiązań umożliwia pracownikom ciągłe rozwiązywanie problemów.
• Ulepszone zespoły – wspólna praca nad rozwiązywaniem problemów pomaga budować i wzmacniać istniejące zespoły.

Innym japońskim terminem związanym z kaizen jest muda , co oznacza marnotrawstwo. 

Kaizen ma na celu zmniejszenie ilości odpadów poprzez wyeliminowanie nadprodukcji, poprawę jakości, zwiększenie wydajności, krótszy czas bezczynności i ograniczenie niepotrzebnych czynności. 

Wszystko to przekłada się na oszczędności finansowe i zamienia potencjalne straty w zyski.

Filozofię kaizen opracowano w celu usprawnienia procesów produkcyjnych i jest to jeden z elementów, który doprowadził do sukcesu japońskiej produkcji dzięki wysokiej jakości i niskim kosztom. 

Korzyści płynące z podejścia kaizen można jednak uzyskać także w wielu innych środowiskach pracy, zarówno na poziomie osobistym, jak i dla całego zespołu lub organizacji.

Korzystanie z Kaizen

Oto nasze sugerowane podejście do używania myślenia kaizen na własną rękę lub ze swoim zespołem:

1. Rejestruj pomysły dotyczące rzeczy, które wydają się nieskuteczne lub które chcesz poprawić. Często łatwiej jest je dostrzec w trudnej sytuacji niż brane „na spokojnie”.
2. Raz w miesiącu poświęć trochę czasu na identyfikację obszarów, w których występuje „marnotrawstwo” w sposobie pracy Ciebie lub Twojego zespołu. Wykorzystaj dziennik pomysłów jako dane wejściowe, ale zastanów się także nad szerszym obrazem i ogólnymi sposobami pracy. Przejrzyj każdy z rodzajów odpadów muda jako listę kontrolną. Jak można wyeliminować „marnotrawstwo”? Jak można to poprawić?
3. Zaplanuj, kiedy zamierzasz wprowadzić te zmiany. Musisz znaleźć równowagę między natychmiastowym wprowadzaniem ulepszeń (aby obszar odpadów nie stał się większym problemem), a unikaniem „przeciążenia zmianami”. Szczególnie ważne jest, aby wziąć pod uwagę wpływ lub zamieszanie, które może to spowodować dla innych, co z kolei może spowodować, że unikną zmiany. 
4. Jeśli zmiany wpływają na innych, koniecznie skonsultuj się z nimi w sprawie nowych ustaleń i wysłuchaj ich komentarzy.

Kaizen jest czymś, z czego możesz szybko skorzystać jako osoba, ale przyjęcie pomysłów i podejścia ze swoim zespołem wymaga wspólnego wysiłku. Oto kilka sugestii, dzięki którym kaizen może współpracować z Twoim zespołem:

• Dowiedz się wraz ze swoim zespołem więcej na temat filozofii kaizen – pomoże ci to w przyjęciu pomysłów i opracowaniu partycypacyjnego, zespołowego podejścia.
• Opracuj proces sugestii – w jaki sposób pomysły zostaną zebrane i ocenione?
• Ustal swoje ogólne podejście i kontrolę kaizen – zamiast zachęcać ludzi do wprowadzania zmian, musisz mieć przejrzysty system do naśladowania.
• Pomysły na nagrody – im więcej pomysłów, tym więcej kaizen jest w pracy w codziennych postawach pracowników.

Kluczowe punkty

Kaizen to filozofia wspierająca ciągłe, stopniowe zmiany procesów, które utrzymują wysoki poziom wydajności. Na jednym poziomie kaizen może pomóc ci osobiście poprawić sposób pracy, eliminując „marnotrawstwo”. Na poziomie organizacyjnym kaizen może być silnym podejściem zespołowym, które wykorzystuje sugestie i zaangażowanie ludzi na każdym poziomie. 

Szerokie uczestnictwo może przyczynić się do poprawy morale i satysfakcji, tak samo jak poprawia produkcję, koszty i inne trudne środki. Jeśli zdecydujesz się wprowadzić kaizen do swojego miejsca pracy, będziesz zaskoczony, jak duży wpływ mogą mieć małe zmiany i jak kultura ciągłego doskonalenia może się rozwijać.