Na czym polega mapowanie i modelowanie procesów?

Mapa procesu to narzędzie do planowania i zarządzania, które wizualnie opisuje przepływ pracy. Za pomocą oprogramowania do mapowania procesów, mapy procesów pokazują serię zdarzeń, które dają efekt końcowy. 

Zaufali mi najlepsi:

Mapa procesu jest również nazywana schematem blokowym, schematem blokowym procesu, schematem procesu, schematem procesu funkcjonalnego, schematem funkcjonalnym, modelem procesu, schematem przepływu pracy, schematem przepływu biznesowego, mapowanie procesów produkcyjnych, mapowanie procesów biznesowych, lub jako schemat przepływu procesu. 

Pokazuje, kto i co jest zaangażowane w proces i może być wykorzystane w dowolnej firmie lub organizacji, a także może ujawnić obszary, w których proces powinien zostać ulepszony.

Cel mapowania procesów, czyli mapowanie procesów krok po kroku

Celem mapowania procesów jest poprawa wydajności organizacji przedsiębiorstw. 

Mapy procesów zapewniają wgląd w proces, pomagają zespołom w burzy mózgów w zakresie ulepszeń procesów, usprawniają komunikację i zapewniają dokumentację procesu. 

Mapowanie procesów pozwala zidentyfikować wąskie gardła, powtórzenia i opóźnienia. 

Pomagają zdefiniować granice procesu, własność procesu, obowiązki procesowe i mierniki skuteczności lub metryki procesu.

Zrozumienie procesów

Jednym z celów mapowania procesów jest lepsze zrozumienie procesu. Poniższy schemat blokowy jest dobrym przykładem wykorzystania mapowania procesów do zrozumienia i ulepszenia procesu. 

Na tym wykresie mamy mapę procesu dostarczania węgla. Mimo że jest to bardzo uproszczony przykład mapy procesów, wiele części firmy używa podobnych diagramów do zrozumienia procesów i poprawy wydajności procesów, takich jak operacje, finanse, łańcuch dostaw, sprzedaż, marketing i księgowość.

REKLAMA

Koniecznie zobacz NAJLEPSZE szkolenie z Facebooka na rynku

Link do kursu: szkolenie Facebook Ads

Koniec reklamy.

Korzyści z mapowania procesów

Mapowanie procesów zwraca uwagę na marnotrawstwo, usprawnia procesy pracy i buduje zrozumienie. Mapowanie procesów pozwala wizualnie przekazać ważne szczegóły procesu, zamiast pisać obszerne instrukcje.

Schematy blokowe i mapy procesów służą do:

• Zwiększasz zrozumienie procesu
• Przeanalizujesz, jak można ulepszyć proces
• Pokażesz innym, jak przebiega proces
• Poprawisz komunikację między osobami zaangażowanymi w ten sam proces
• Dostarczysz dokumentację procesu
• Tworzysz plan projektu

Mapy procesów pozwalają zaoszczędzić czas i uprościć projekty, ponieważ:

• Tworzysz i przyspieszasz projekt
• Zapewniasz skuteczną wizualną komunikację pomysłów, informacji i danych
• Pomoc w rozwiązywaniu problemów i podejmowaniu decyzji
• Zidentyfikujesz problemy i możliwe rozwiązania
• Można go zbudować szybko i ekonomicznie
• Pokażesz procesy podzielone na kroki i użyjesz łatwych do naśladowania symboli
• Pokażesz szczegółowe połączenia i sekwencje
• Pokażesz cały proces od początku do końca

Mapy procesów pomagają zrozumieć ważne cechy procesu, umożliwiając tworzenie pomocnych danych do wykorzystania w rozwiązywaniu problemów. Mapy procesów pozwalają strategicznie zadawać ważne pytania, które pomagają ulepszyć każdy proces.

Rodzaje mapowania procesów

Mapowanie procesów polega na przekazywaniu procesu innym osobom. Możesz wzmocnić zrozumienie dzięki mapom procesów. Najpopularniejsze typy map procesów obejmują:

• Mapa procesu działania : przedstawia w procesie działania o wartości dodanej i bez wartości dodanej
• Szczegółowa mapa procesu : zapewnia znacznie bardziej szczegółowe spojrzenie na każdy etap procesu
• Mapa dokumentu: dokumenty są wejściami i wyjściami w procesie
• Mapa procesu wysokiego poziomu: reprezentacja wysokiego poziomu procesu obejmującego interakcje między dostawcą, wejściem, procesem, wyjściem, klientem (tzw. diagram SIPOC)
• Mapa strumienia wartości : technika szczupłego zarządzania, która analizuje i usprawnia procesy potrzebne do wytworzenia produktu lub świadczenia usługi klientowi.
• Diagram przepływu pracy : proces pracy przedstawiony w formacie „przepływu”; nie wykorzystuje symboli UML (Unified Modeling Language).

Symbole odwzorowania procesów

Kluczowe elementy mapowania procesów obejmują działania, etapy działań, punkty decyzyjne, funkcje, dane wejściowe / wyjściowe, zaangażowane osoby, pomiary procesu i wymagany czas. Podstawowe symbole są używane w mapie procesu do opisu kluczowych elementów procesu. 

Każdy element procesu jest reprezentowany przez określony symbol, taki jak strzałka, okrąg, romb, prostokąt, owal lub prostokąt. 

Te symbole pochodzą z BPMN , lub Unified Modeling Language lub UML, który jest międzynarodowym standardem tworzenia map procesów.

Obecnie raczej stosuje się BPMN.

Jeśli chodzi o najpopularniejsze notacje to istnieją:

• Business Process Model and Notation (BPMN)
• Business Process Execution Language (BPEL)
• Yet Another Workflow Language (YAW L)
• Architecture of Integrated Information Systems (ARIS)
• Web Services Choreography Description Language (WS-CDL)
• XML Process Definition Language (XPDL)
• Java Process Definition Language (JBPM)
• Event-driven process chain (EPC)
• UML (diagram aktywności, diagram sekwencji, diagram przypadków użycia)
• Własne oznaczenia

Symbole w BPMN

Mapowanie procesów biznesowych

W biznesie proces to grupa powiązanych ze sobą zadań, które mają miejsce w wyniku zdarzenia. Zadania te dają klientowi pożądany rezultat. 

Mapowanie procesów może być wykorzystywane w wielu obszarach biznesu: doskonalenie procesów biznesowych, przeprojektowanie procesów biznesowych, reengineering, szkolenia, poprawa jakości, symulacja, informatyka, pomiar pracy, dokumentacja, analiza procesów, projektowanie procesów operacyjnych, integracja procesów, przejęcia, fuzje i sprzedaż operacji biznesowych. 

Mapowanie procesów biznesowych może być również pomocne w przestrzeganiu przepisów dotyczących produkcji i usług, takich jak powszechna norma  ISO 9001 .

Jak stworzyć mapę procesu

Więc poniżej mapowanie procesów przykład od A do Z, który możesz wykorzystać u siebie w firmie.

Mapowanie procesów zostało usprawnione dzięki oprogramowaniu, które zapewnia lepsze zrozumienie procesów. 

Mapy procesów można tworzyć w popularnych programach, takich jak Microsoft Word, PowerPoint lub Excel, ale istnieją inne programy bardziej dostosowane do tworzenia mapy procesów. 

Mapowanie procesów polega na przekazywaniu procesu innym osobom, aby osiągnąć cele zarządzania. Wiedza o tym, jak zmapować proces, pomoże Ci zbudować silniejszą komunikację i zrozumienie w Twojej organizacji.

Krok 1: Zidentyfikuj problem

• Jaki proces należy wizualizować?
• Wpisz tytuł u góry dokumentu.

Krok 2: Przeprowadź burzę mózgów

• W tym momencie sekwencjonowanie kroków nie jest ważne, ale może pomóc ci zapamiętać kroki potrzebne do twojego procesu.
• Zdecyduj, jaki poziom szczegółowości chcesz uwzględnić.
• Określ, kto co robi i kiedy to się robi.

Krok 3: Wyznacz granice

• Gdzie i kiedy zaczyna się proces?
• Gdzie lub kiedy kończy się proces?

Krok 4: Określ i uporządkuj kroki

• Dobrze jest mieć hasło rozpoczynające opis.
• Możesz pokazać ogólny przepływ lub każdą szczegółową akcję lub decyzję.

Krok 5: Narysuj podstawowe symbole schematu blokowego

Każdy element na mapie procesu jest reprezentowany przez określony symbol schematu blokowego. Jest wiele programów, które ułatwiają tworzenie i zmianę układu kształtów, dodawanie etykiet i komentarzy, a nawet używanie niestandardowych stylów na mapie procesu.

Symbole opisałem wcześniej, ale dla przypomnienia:

• Owale pokazują początek procesu lub jego zatrzymanie.
• Prostokąty pokazują operację lub czynność, którą należy wykonać.
• Strzałki przedstawiają kierunek przepływu.
• Diamenty wskazują punkt, w którym należy podjąć decyzję. Strzałki wychodzące z diamentu są zwykle oznaczone jako tak lub nie. Z pola aktywności wychodzi tylko jedna strzałka. Jeśli więcej, niż potrzeba, prawdopodobnie powinieneś użyć diamentu decyzyjnego.
• Równoległobok pokazuje wejścia lub wyjścia.

Krok 6: Sfinalizuj schemat blokowy procesu

• Przejrzyj schemat blokowy z innymi interesariuszami (członkami zespołu, pracownikami, przełożonymi, dostawcami, klientami itp.) w celu uzyskania konsensusu.
• Upewnij się, że uwzględniono ważne informacje dotyczące wykresu, takie jak tytuł i data, co ułatwi odniesienie.
• Pomocne pytania, które warto zadać:
• Czy proces przebiega tak, jak powinien?
• Czy członkowie zespołu będą postępować zgodnie z przedstawionym na wykresie procesem?
• Czy wszyscy zgadzają się z przepływem mapy procesu?
• Czy coś jest zbędne?
• Brakuje jakichś kroków?

Mapy procesów zapewniają cenny wgląd w to, jak firma lub organizacja może ulepszyć procesy. Wizualne przedstawienie ważnych informacji zwiększa zrozumienie i współpracę przy każdym projekcie.

Przebieg procesu

Identyfikacja i optymalizacja. Twoi nowi przyjaciele. Graficzny schemat zawsze pomaga przedstawić dany proces tak aby każdy zainteresowany mógł go dobrze zrozumieć. Więc co wybierzesz? Top-down, bottom-up?

• szkolenia online
• szkolenia u Ciebie w firmie i doradztwo-konsulting
• agencja SEO/SEM

Co myślisz o moim nowym wpisie na blogu?

A może masz pytanie dotyczące strategii lub techniki jak działać najlepiej?

Tak czy inaczej, chciałbym usłyszeć, co masz do powiedzenia.

Więc śmiało, teraz udostępnij ten wpis na swoich social mediach i zobacz co inni mają do powiedzenia.