Grafik optymalny- jak stworzyć grafik pracy

Oczekiwania, a rzeczywistość
20 sierpnia, 2021
Złodzieje czasu
21 sierpnia, 2021

Grafik optymalny- jak stworzyć grafik pracy

Grafik dla pracowników jest to jeden z niezbędnych elementów w praktycznie każdej firmie, która działa w systemie czasowym innym niż standardowe osiem godzin na dzień. Bez takiego udogodnienia, jakim jest harmonogram pracy, funkcjonowanie firmy może być dużo bardziej utrudnione oraz uniemożliwiające ruch ciągły zakładu pracy.

Grafikiem możemy inaczej nazwać harmonogram, plan lub rozkład danej organizacji, rutyny lub pracy. Grafik są to bardziej szczegółowe rozkłady, elementy oraz plany dotyczące pracy tworzone na podstawie całej siedziby zakładu pracy bądź z myślą dla pojedynczych osób fizycznych. W tak zwanych „harmonogramach pracy” wykorzystuje się całe dni oraz zawarte w nich poszczególne godziny pracy w tym konkretnym okresie.

Typowy grafik zawiera także dni wolne od pracy (w przypadku np. świąt, urlopów wypoczynkowych, wakacji). Funkcje takiego harmonogramu pracy to na przykład:

  • informacja dla pracownika zakładu w jakim przedziale godzin powinien znaleźć się w pracy
  • informacja dla pracodawcy ile pracownik przepracował godzin w wybranym okresie czasu (łatwa możliwość udowodnienia)
  • możliwość uniknięcia ewentualnych błędów oraz nieporozumień dzięki przejrzystości grafiku pracy
  • pozwala na bezproblemowe ustalenie przepracowanych nadgodzin, dbając o system dobowy oraz tygodniowy w miejscu zatrudnienia
  • gwarantuje ułatwiony podgląd do dni wolnych jednej, danej osoby bądź całej, większej i złożonej grupy zatrudnionych
  • umożliwia sprawiedliwe i rzetelne organizacje czasu na wykonywanie zadań służbowych.

Grafik optymalny musi spełniać pewne wymagania, gdy go tworzymy. W jego zawartość nie powinny wchodzić jedynie dni robocze, ale także takie elementy jak: wymiary czasowe pracy, godziny rozpoczęcia i jej zakończenia, dobę pracowniczą oraz odpoczynki dobowe (wynoszące minimum 11 godzin) jak i tygodniowe (minimum 35 godzin), 5-dniowy tydzień pracy, możliwość wzięcia wolnego w niedzielę przynajmniej raz na cztery tygodnie, urlopy poszczególnych pracowników oraz dni wolne od pracy. Normy, jak i ogólny wymiar czasu pracy jest opisywany przez Kodeks Pracy. W Artykule 129 podkreśla on, w jakiej formie grafik pracy ma zostać przygotowany dla pracowników raz kiedy należy im go przedstawić, a także kiedy pracodawca jest zwolniony z samego obowiązku posiadania takowego harmonogramu.


Układając go, musimy wziąć pod uwagę przepisy dotyczące samych pracowników, wszelkie normy dobowe oraz normy odpoczynkowe, które są opisane w innych z wielu artykułów Kodeksu Pracy.

Czy grafik jest wymagany? W pewnej określonej grupie pracodawców nie jest to wymagane, nie muszą oni tworzyć harmonogramu pracy. W takiej grupie są na przykład zakłady, w których występuje „sztywny czas pracy”, co oznacza wszystkich pracowników wykonujących zadania w tym samym czasie i mają stałe godziny pracy. W takim wypadku pracodawca nie ma obowiązku tworzenia grafiku dla siebie i swoich pracowników, także gdy: w danej placówce obowiązuje określony rozkład czasowy pracy, opisany w osobnym obwieszczeniu, układzie zbiorowym albo umowie o pracownika oraz gdy pracownik złożył dokumenty z wnioskiem o „ruchowy system czasu pracy”. Na taki wniosek wybranego pracownika obowiązuje indywidualny czas pracowania.

Jak zrobić grafik

Jak stworzyć grafik pracy? Najczęściej wybieraną opcją jest najzwyklejsze znalezienie wzoru lub szablonu, których dostępnych jest naprawdę wiele w Internecie, a sama strona poprowadzi nas przez proces tworzenia. Jest to bardzo prosta, szybka i dogodna opcja dla osób zabieganych lub gdy najzwyczajniej w świecie szukamy ułatwienia. Po znalezieniu interesującego nas wzoru wystarczy, abyśmy wypełnili wszelkie pola i tabelki w odpowiedni sposób (na przykład spoglądając na wzór oraz po obejrzeniu poradników). Jest to idealna opcja dla nieco większych przedsiębiorstw, gdzie duża liczba pracowników utrudnia zadanie, a ręczne układanie harmonogramu pracy jest po prostu nudne, męczące, żmudne oraz niełatwo o popełnienie błędu, co prowadzi do większych komplikacji i płynności pracy pracowników. Dlatego właśnie tak wiele firm postanawia zaopatrzyć się w specjalny program do wykonywania grafików pracy. Od kilku czynników, w zależności jak wygląda budowa oraz jak nowoczesny jest taki program, umożliwia on stworzenie oraz wydruk kilku rodzajów grafików. Od grafiku dyżurów i zmianowych po udostępnianie pracownikom grafiku w formie online, co jest sporym udogodnieniem. Każda możliwa zmiana w harmonogramie jest łatwa do wprowadzenia.

Jeżeli w przypadku, gdy ilość pracy zależy dużej mierze od czynników zewnętrznych, warto dostosować do tego grafik pracowniczy. Najlepiej będzie, aby rozplanować liczbę pracowników w taki sposób, aby ich liczba była zgodna z „zapotrzebowaniem”, czyli na przykład ilością klientów przypadających na dany okres, których pracownicy mają obsłużyć bądź zająć się. Przykładem mogą być wszelkie rodzaje placówek call center. Zaletą jest to, iż nie mamy do czynienia z kolejkami oraz pracownikami, którzy siedzą bezczynnie. Oba z tych wariantów powodują stratę w naszej formie, czyli odpływ klientów lub pieniądze zmarnowane i wydane na nieefektywne godziny pracy.

Kiedy tworzymy harmonogram pracy, inną ważniejszą kwestią jest wzięcie pod uwagę sugestii naszych pracowników oraz wdrożenie ich poniekąd w cały ten proces. Nie należy oczekiwać od nich zbyt wiele, na przykład ich dyspozycyjności siedem dni w tygodniu dwadzieścia cztery godziny na dobę, ponieważ tak jak każdy mają oni prawo do życia prywatnego, a nierzadko inne zobowiązania (szkoła, studia, rodzina, dzieci itp.). Dlatego powinniśmy zapytać pracowników i dać się poradzić o wskazanie przez nich odpowiedniej i rozsądnej w ich oczach liczby godzin oraz dni pracujących. To samo w sytuacji gdy rozmawiamy o dniach wolnych, urlopach czy w innych wypadkach gdy nie mogą pojawić się w pracy. W ten sposób unikamy możliwego ryzyka zwalniania się naszych pracowników z powodu źle stworzonego harmonogramu pracy. Należy zawsze brać pod uwagę wszystkie te czynniki, jak dyspozycyjność oraz preferencje osób chętnych na dane stanowiska. Od sytuacji bardziej oczywistych, jakimi są studia w trybie dziennym, co oznacza większą dyspozycyjność osoby w weekend. W przypadku studiowania zaocznego, praca na tygodniu. Osoby z dziećmi szukają pracy, która pogodzi te dwa aspekty a one będą w stanie zaprowadzić i odebrać dzieci ze szkoły, z niewielkim opóźnieniem bądź bez żadnego opóźnienia. Nie zawsze da się spełnić potrzeby wszystkich pracowników, jednak warto czasem pójść komuś na rękę, aby czuł się on w naszej firmie lepiej, a to z pewnością odbije się pozytywnie na jego pracy.

Gdy do pracy zatrudniamy pracowników w tzw. niepełnym wymiarze godzin kiedy sytuacja w firmie tego wymaga, można przekroczyć miesięczną liczbę godzin które są do wypracowania. Różnica między liczbami godzin do wypracowania dla pełnego a niepełnego etatu jest nazywana „dopełnieniem etatu” lub „godzinami ponadwymiarowymi”. Nie są one dodatkowo płatne. Należy pamiętać, aby praca w tych godzinach nie występowała w każdym miesiącu, ponieważ prowadzi to do podniesienia pracownikowi wymiaru godzin w jego etacie.

Rafał Szrajnert
Rafał Szrajnert
Rafał Szrajnert to doktorant (PhD) specjalizujący się w zarządzaniu i marketingu. Ukończył studia magisterskie na wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego, a także studia podyplomowe. Jest przedsiębiorcą z ogromnymi sukcesami, Oprócz własnej działalności prowadzi doradztwo biznesowe, coaching i szkolenia, szeroko znane w Polsce. Profil działalności to: -doradztwo marketingowe -konsulting marketingowy -szkolenia, kursy -doradztwo biznesowe (psychologia, coaching) -marketing (seo, reklamy CPA, PPC)

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Hej, koniecznie zobacz nowy film na YouTube (piramidy finansowe w Polsce + AMBER GOLD): link

Podaj imię i adres email, aby przejść dalej

Uzyskaj dostęp do ekskluzywnych wskazówek, strategii i CASE STUDY, których nie udostępniam nigdzie indziej.
Zapisz się na newsletter.

Zapisz się i otrzymuj ciekawe informacje!

Udostępnij!